Sistem Payroll: Pengertian, Komponen, Faktor, dan Metode Hitung

Memberi gaji kepada karyawan adalah salah satu kewajiban perusahaan yang jelas tertuang dalam UU Ketenagakerjaan. Jika perusahaan tidak membayar gaji sesuai ketentuan yang berlaku, maka perusahaan akan dikenakan sanksi dari pemerintah.

Tentunya sistem payroll bulanan harus diperhatikan dengan seksama, bukan? Untuk itu, simak ulasan mengenai proses payroll dan metodenya di bawah ini!

Istilah payroll mengacu kepada penggajian. Sederhananya, sistem payroll adalah proses perhitungan gaji karyawan berdasarkan berbagai macam komponen. Tak hanya mengurusi hitung gaji dan mengirimkannya kepada karyawan, sistem payroll juga akan melakukan proses penyusunan laporan gaji. Laporan ini digunakan oleh HRD untuk menganalisis strategi penggajian atau keuangan perusahaan.

Selain itu, sistem payroll juga akan menyusun slip gaji apabila pihak karyawan melakukan pengajuan kepada HRD. Memang HRD tidak wajib memberikan slip gaji bulanan kepada karyawan, tetapi pihak HRD wajib memberikan slip gaji ketika diminta oleh karyawan.

Proses perhitungan payroll biasa dilakukan tiap bulan, mengikuti tanggal gajian di perusahaan masing-masing. Ada perusahaan yang memberikan gaji kepada karyawan di awal bulan, namun ada juga yang memberikannya di akhir bulan.

UU Ketenagakerjaan tidak mengatur secara rinci mengenai tanggal gajian yang harus diberlakukan. Maka dari itu pihak karyawan juga dituntut aktif dan kritis dalam membaca perjanjian kontrak kerja mengenai penggajian bulanan.

Sistem payroll dalam perusahaan biasanya juga sudah terhubung dengan rekening payroll sehingga setiap gaji tiba, perusahaan bisa mengirimkannya langsung ke rekening karyawan.

Setelah membahas apa itu payroll, tentunya istilah komponen payroll tidak boleh ketinggalan. Komponen payroll adalah berbagai informasi dan data yang berpengaruh dengan perhitungan gaji karyawan.

Sifat komponen payroll bersifat konfidensial, itu artinya pihak HRD dan perusahaan perlu menjaga kerahasiaannya dari oknum nakal yang berpotensi menyalahgunakan atau memanipulasi komponen penggajian di suatu perusahaan. Adapun komponen payroll yakni:

Ada berbagai macam faktor yang mempengaruhi pemberian gaji dari perusahaan kepada karyawan. Berikut faktor-faktor yang dimaksud:

Ada jenis posisi dalam perusahaan mengharuskan seseorang berasal dari latar belakang akademis atau sertifikasi tertentu. Posisi yang lebih tinggi seperti manajer biasanya mengharuskan kandidat untuk memiliki gelar S1 atau S2. Faktor pendidikan ini digunakan menjadi tolak ukur perusahaan memberikan gaji perusahaan karena semakin tinggi latar belakang pendidikan, semakin besar tanggung jawab dan dinamika pekerjaan posisi tersebut.

Selanjutnya adalah golongan jabatan. Gaji yang diterima karyawan akan mengikuti sesuai klasifikasi jabatan atas bobot jabatan yang diemban. Meski posisi bisa berbeda, asalkan memiliki beban dan tugas yang sama, maka posisi tersebut akan dikelompokkan dalam satu golongan yang sama.

Jabatan yang tinggi dalam perusahaan akan mendapatkan gaji yang tentunya lebih tinggi dibandingkan karyawan lain. Namun, gaji tinggi juga diikuti oleh tanggung jawab dan uraian tugas yang berat. Tak jarang orang dengan jabatan penting justru sering merasa stress sampai burn out karena padatnya rutinitas kerja.

Beberapa perusahaan korporat umumnya menggunakan masa kerja sebagai faktor penentuan payroll mereka. Karyawan senior dengan masa kerja tertentu akan menerima gaji lebih dibandingkan karyawan yang memiliki masa kerja baru setahun. Karyawan-karyawan senior ini juga dianggap sebagai orang yang berpengalaman dan mampu mengatasi permasalahan di perusahaan.

Dinamika dunia kerja kian dinamis, menyebabkan berbagai perusahaan memberikan gaji berdasarkan kompetisi yang dimiliki karyawan. Bahkan ada pula perusahaan yang mau menawarkan angka fantastis kepada kandidat dengan kompetisi unggul jika dibandingkan dengan kandidat lainnya. Padahal si kandidat tersebut tidak mempunyai latar belakang pendidikan tertentu.

Setiap perusahaan memiliki regulasi yang berbeda mengenai penggajian bulanan. Meskipun demikian, terdapat 3 jenis metode dalam penggajian bulanan. Simak uraiannya satu-satu!

Gaji karyawan yang diterima melalui metode netto adalah gaji bersih, yakni gaji tersebut sudah dipotong pajak penghasilan (PPh 21) serta BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

Akan tetapi, proses pemotongan pajak penghasilan dan iuran sosial memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu perusahaan dapat memanfaatkan payroll services outsourcing yang berpengalaman dalam membantu proses payroll perusahaan.

Sementara pada metode gross, pajak penghasilan dan iuran sosial dibebankan kepada karyawan. Cara ini berbeda dengan metode netto yang di mana karyawan hanya menerima “gaji bersih” setelah dilakukan pemotongan oleh perusahaan.

Kemudian ada juga metode gross-up, yaitu perusahaan akan menanggung besaran pajak penghasilan atau iuran sosial dalam bentuk tunjangan. Besaran tunjangan ini selaras dengan gaji yang diterima oleh karyawan.

Penggajian merupakan salah satu kewajiban perusahaan yang perlu dilakukan tiap bulannya. Jika proses penggajian terhambat, maka perusahaan akan mendapatkan sanksi dan tentu saja akan merugikan pihak karyawan itu sendiri. Semoga ulasan singkat di atas dapat membantu Anda untuk mengelola penggajian karyawan!

Sumber: Payroll: Pengertian, Metode, Regulasi Hingga Cara Menghitung

Sincerely,